1Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger datenschutzrechtlicher Vorschriften ist die oben genannte Person.

2Website, Verschlüsselung und Hosting

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung. Dadurch werden Daten, die Sie an uns übermitteln, während der Übertragung vor dem unbefugten Mitlesen geschützt. Eine vollständig risikofreie Datenübertragung im Internet kann dennoch nicht garantiert werden.

Server-Protokolldaten

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hostinganbieter technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und HTTP-Status gehören.

Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website sowie der Erkennung von Missbrauch und Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb der Website. Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr benötigt werden; eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn ein Sicherheitsvorfall aufgeklärt werden muss oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

Hostinganbieter

Zur technischen Bereitstellung nutzen wir einen Hostinganbieter als Auftragsverarbeiter. Dabei werden die für den Betrieb der Website erforderlichen Daten auf dessen Systemen verarbeitet. Mit dem Anbieter gelten die datenschutzrechtlich erforderlichen Vereinbarungen.

3Kontaktaufnahme und allgemeine Formulare

Wenn Sie uns per Kontaktformular, unverbindlicher Reparaturanfrage, Kooperationsformular, E-Mail, Telefon oder Fax kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben. Je nach Anfrage können dies Name, Kontaktdaten, Anschrift, Unternehmensdaten, Geräte- und Produktangaben, Fehlerbeschreibungen, gewünschte Leistungen, Nachrichteninhalte und hochgeladene Unterlagen sein.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen. Dient die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei sonstigen Anliegen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Beantwortung.

Pflichtfelder sind erforderlich, damit die jeweilige Anfrage bearbeitet werden kann. Freiwillige Angaben sind entsprechend optional. Formulardaten werden über die Systeme dieser Website an uns übermittelt und können uns zusätzlich per E-Mail zugestellt werden.

4Verbindlicher Reparaturauftrag und Geräteannahme

Vom Kunden eingegebene Daten

Beim Online-Reparaturauftrag verarbeiten wir die von Ihnen selbst eingegebenen Kontakt-, Anschrift-, Geräte-, Seriennummern-, Zubehör-, Fehler-, Vorschaden-, Reparatur-, Auftrags- und Kostenfreigabedaten. Dazu gehören außerdem Ihre Bestätigungen zu den Vertragsbedingungen, zur Vollständigkeit der bekannten Schäden und zur Berechtigung, das Gerät zur Reparatur zu übergeben.

Die Verarbeitung dient der Anbahnung, Durchführung und Dokumentation des Reparaturvertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten zur Erfüllung handels- oder steuerrechtlicher Pflichten aufbewahrt werden müssen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

E-Mail-Bestätigung und Festschreibung

Nach dem Absenden erhalten Sie an die angegebene E-Mail-Adresse einen zeitlich begrenzten Bestätigungslink. Erst durch die Bestätigung werden Ihre Kundeneingaben festgeschrieben und an SBW zur Prüfung weitergeleitet. Dabei werden eine Vorgangsnummer, der Erstellungs- und Bestätigungszeitpunkt, die bestätigte Bedingungsversion sowie SHA-256-Prüfsummen der Kundeneingaben und Bedingungen gespeichert. Die Prüfsummen dienen der späteren Integritätskontrolle; sie sind keine qualifizierte elektronische Signatur.

Zur Missbrauchsabwehr und technischen Nachweisführung speichern wir außerdem die Browserkennung und einen mit einem geheimen Schlüssel erzeugten HMAC-Hash der bei der Übermittlung verwendeten IP-Adresse. Die IP-Adresse wird in der Reparaturauftragsdatenbank nicht im Klartext gespeichert. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Formulars, der Abwehr automatisierter oder missbräuchlicher Eingaben und der nachvollziehbaren Bearbeitung von Streitfällen.

Getrennte Ergänzungen durch SBW

Nach der Bestätigung können ausschließlich im geschützten SBW-Bereich der tatsächliche Lieferumfang, äußerlich sichtbare Zustände, einfache Funktionsprüfungen, Abweichungen von den Kundenangaben, die Auftragsentscheidung, der angenommene Leistungsumfang, das Reparaturergebnis, verwendete oder bestellte Ersatzteile und Abrechnungsdaten ergänzt werden. Die bestätigten Kundeneingaben werden dabei nicht überschrieben.

Bei Annahme, Ablehnung oder Abschluss wird eine aktuelle PDF-Fassung erzeugt. Bestätigungen und Dokumentkopien werden über das bei STRATO betriebene Postfach info@cooledienste.de versendet. E-Mails, deren sofortige Zustellung vorübergehend scheitert, können in einer geschützten Versandwarteschlange für erneute Zustellversuche gespeichert werden.

Speicherdauer

Nicht bestätigte Formulare werden nur so lange gespeichert, wie dies für die ausstehende Bestätigung, die technische Fehlerbearbeitung und die Missbrauchsabwehr erforderlich ist. Bestätigte Reparaturaufträge, PDF-Dokumente und Abrechnungsunterlagen werden für die Vertragsabwicklung und anschließend entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten beziehungsweise berechtigter Nachweisinteressen gespeichert. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere gesetzliche Grundlage für die Speicherung besteht.

5STRATO Smart-Telefonassistent

Zur automatisierten Bearbeitung eingehender Anrufe setzen wir den STRATO Smart-Telefonassistenten der STRATO GmbH ein. Zu Beginn des Gesprächs werden Anrufende darauf hingewiesen, dass sie mit einer KI sprechen.

Der Assistent verarbeitet Gesprächsinhalte in unserem Auftrag, um Anliegen zu erfassen, zu beantworten oder zur weiteren Bearbeitung an uns weiterzugeben. Hierbei kommen automatische Spracherkennung, semantische Analyse und Sprachausgabe zum Einsatz.

Verarbeitet werden insbesondere die übermittelte Telefonnummer, Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs, Gesprächsinhalte sowie freiwillig genannte Angaben wie Name, Rückrufnummer, Gerätedaten oder Terminwünsche.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anliegen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die effiziente und verlässliche Bearbeitung telefonischer Anfragen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Die Verschriftlichung und die daraus entstandene E-Mail werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern daraus kein Vertragsverhältnis entsteht und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen. STRATO verarbeitet Daten als Dienstleister; dabei können technische Unterauftragnehmer für Hosting, Spracherkennung oder semantische Analyse eingesetzt werden.

Weitere Informationen finden Sie bei STRATO unter Datenschutz beim Smart-Telefonassistenten.

6Cookies und Einwilligungen

Diese Website kann Cookies oder vergleichbare Speichertechniken verwenden. Technisch erforderliche Speicherungen dienen beispielsweise der Seitendarstellung, dem Schutz von Formularen, dem Speichern einer Auswahl oder einem geschützten Login. Soweit sie unbedingt erforderlich sind, erfolgt der Zugriff auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Nicht erforderliche Dienste, Cookies oder externe Inhalte dürfen nur auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO geladen werden. Eine Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bereits erfolgte Verarbeitungen bleiben bis zum Widerruf rechtmäßig.

Sie können Cookies außerdem über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren. Dadurch können einzelne Funktionen der Website eingeschränkt sein.

7Eingebundene Dienste und externe Inhalte

Google reCAPTCHA

Soweit auf einzelnen Formularseiten Google reCAPTCHA zum Schutz vor automatisierten Eingaben, Spam und Missbrauch eingesetzt. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten, Referrer, Maus- und Tastaturinteraktionen sowie Google-Cookies verarbeitet und an Google übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den Schutz unserer Formulare; soweit ein Zugriff auf das Endgerät oder eine darüber hinausgehende Verarbeitung eine Einwilligung erfordert, sind zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO maßgeblich.

Eingebetteter Google Kalender

Auf der Seite „Freie Termine“ ist ein öffentlicher Google-Kalender eingebettet. Beim Laden des Kalenders wird eine direkte Verbindung zu Google hergestellt. Dabei können IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Referrer sowie Cookie- und Kontodaten verarbeitet werden. Wenn Sie bei Google angemeldet sind, kann Google den Aufruf Ihrem Konto zuordnen. Anbieter ist Google Ireland Limited; eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA ist möglich.

Calendbook

Für die Online-Terminbuchung wird Calendbook eingebunden. Anbieter ist Calendbook S.R.L. mit Sitz in Italien. Beim Öffnen und Nutzen der Buchungsoberfläche können Verbindungsdaten sowie die von Ihnen eingegebenen Termin-, Kontakt- und Inhaltsdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung Ihrer Buchungsangaben erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen beziehungsweise zur Terminabwicklung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Laden des externen Inhalts stützt sich, soweit erforderlich, auf Ihre Einwilligung.

WebMart-Besucherzähler

Auf der Website wird derzeit ein Besucherzähler von WebMart, einem Dienst der Team Centric Software GmbH & Co. KG, Averhoffstraße 17, 22085 Hamburg, geladen. Dabei können Verbindungs- und Nutzungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem an WebMart übertragen werden. Die Nutzung dient der Reichweitenmessung. Rechtsgrundlage ist eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Bewertungen und Gravatar

Wenn Sie eine Bewertung abgeben, verarbeiten wir die im Bewertungsformular angegebenen Daten und veröffentlichen die von Ihnen zur Veröffentlichung bestimmten Inhalte. Zur Darstellung eines Profilbilds kann Gravatar von Automattic Inc. verwendet werden. Hierbei wird aus der E-Mail-Adresse ein Hashwert erzeugt und an Gravatar übermittelt, um zu prüfen, ob dort ein Profilbild hinterlegt ist. Außerdem werden beim Bildabruf technische Verbindungsdaten verarbeitet. Eine Übermittlung in die USA ist möglich.

PayPal-Spendenbutton

Im Fußbereich befindet sich ein PayPal-Spendenbutton. Erst wenn Sie den Button verwenden, werden Sie zu PayPal weitergeleitet und PayPal verarbeitet die für den Aufruf beziehungsweise eine Zahlung notwendigen Daten. Verantwortlicher Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg. Für die Verarbeitung durch PayPal gelten die Datenschutzbestimmungen von PayPal.

Externe Links und YouTube

Diese Website enthält Links zu externen Angeboten, insbesondere YouTube und dem separaten Onlineshop. Solange Sie einen solchen Link nicht öffnen, wird allein durch den Link grundsätzlich keine Verbindung zum jeweiligen Anbieter hergestellt. Nach dem Anklicken gelten die Datenschutzbestimmungen des Zielanbieters. Auf der Seite „Mein YouTube-Kanal“ wird derzeit kein YouTube-Video direkt eingebettet.

8Speicherdauer, Empfänger und Drittstaaten

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Nachweisinteressen eine weitere Speicherung verlangen. Anfragen ohne anschließenden Auftrag werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht. Entsteht ein Vertrags- oder Geschäftsverhältnis, können dazugehörige Unterlagen entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. Je nach Art der Unterlage können diese insbesondere sechs, acht oder zehn Jahre betragen.

Empfänger

Daten erhalten nur Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Dazu können Hosting- und E-Mail-Anbieter, STRATO und dessen technische Unterauftragnehmer, Termin- und Formulardienste, IT-Dienstleister, Zahlungsanbieter, Versandunternehmen, Steuerberatung sowie Behörden bei einer gesetzlichen Verpflichtung gehören. Dienstleister werden, soweit erforderlich, durch Verträge zur Auftragsverarbeitung gebunden.

Datenübermittlung außerhalb des EWR

Bei Diensten internationaler Anbieter kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, stattfinden. Soweit erforderlich, erfolgt eine solche Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, insbesondere des EU-US Data Privacy Framework, oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 DSGVO.

9Geschützte Bereiche und Login

Für berechtigte Nutzer können passwortgeschützte Bereiche bereitgestellt werden. Beim Login werden insbesondere Benutzerkennung, Zeitpunkt, IP-Adresse und technische Sitzungsdaten verarbeitet. Dies dient der Zugangskontrolle und dem Schutz vor unberechtigter Nutzung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit ein Nutzungs- oder Beschäftigungsverhältnis zugrunde liegt, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Systemsicherheit.

10Ihre Datenschutzrechte

Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO nach Art. 21 DSGVO sowie
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@cooledienste.de. Zur Verhinderung unberechtigter Auskünfte kann ein geeigneter Identitätsnachweis erforderlich sein.

Beschwerderecht

Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Unternehmenssitz ist insbesondere zuständig:

11Widerspruch gegen berechtigte Interessen

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

12Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Website, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.